Effiziente Meetings

5 Tipps für die effiziente Vorbereitung von Meetings

Meetings sind im geschäftlichen Alltag kaum noch wegzudenken. Sie dienen dem informativen und kommunikativem Austausch zwischen Kollegen und Geschäftspartnern. Viele Gedanken, welche in E-Mails oder Handouts gar nicht zu finden wären, kommen erst in einer solchen Runde zur Sprache.

Ob Brainstorming oder die Vorstellung einzelner Projekte – Besprechungen bieten ausserdem die Möglichkeit, entstehende Fragen oder Anmerkungen direkt mit einzubringen. Damit ein Meeting jedoch trotzdem strukturiert und zielführend abgehalten werden kann, sollte es durchdacht vorbereitet werden. Für Ihre nächsten Meetings habe ich daher für Sie 5 Tipps für die effiziente Vorbereitung von Meetings zusammengefasst.

Doch was bedeutet Effizienz? Nicht nur im Zusammenhang mit Meetings, sondern generell? Anhand eines einfachen Beispiels (siehe rechts) wird der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität schnell deutlich.

Effektiv zu sein, bedeutet für Sie und Ihre Organisation, die richtigen Dinge zu tun. Das heisst, mit dem Fahrrad zum Geschäftstermin zu fahren, damit dieser überhaupt stattfinden kann. Effizient hingegen wird Ihre Organisation, wenn sie die Dinge darüber hinaus auch richtig tut. In unserem Beispiel also statt des Fahrrads die Bahn oder das Flugzeug zu nutzen. Machen Sie sich diesen Unterschied immer wieder bewusst und Sie nehmen Aufgaben mit anderen Augen wahr. 

Effektivität und Effizienz

1. Planen Sie genügend Vorbereitungszeit für das Meeting ein

Bestimmt kennen Sie das auch. Sie werden zu einem überaus kurzfristigen Meeting eingeladen. Dazu sollen vor der Besprechung eigentlich auch noch diverse Unterlagen studiert werden. Gerade an Tagen mit hohem Arbeitsaufkommen bleibt dann kaum Zeit für die inhaltliche Vorbereitung des Meetings. Es sind womöglich nicht alle Anwesenden auf dem gleichen Informations- und Wissensstand. Eine unangenehme Situation.  

Was lässt sich dagegen unternehmen?

  • Laden Sie rechtzeitig alle Teilnehmer ein
  • Benennen Sie die zu besprechenden Themen vorab möglichst im Detail
  • Versenden Sie frühzeitig die erforderlichen Unterlagen zu den Besprechungsthemen
  • Falls es sich um ein Vorort-Meeting handelt: reservieren Sie den Besprechungsraum und vergewissern Sie sich dann, dass die Technik im Raum funktioniert
  • Falls gewünscht, veranlassen Sie, dass der Besprechungsraum entsprechend mit Getränken und Snacks ausgestattet wird

2. Die Raumauswahl

Gibt es verschiedene Besprechungsräume zur Auswahl? Sehr gut. Je nach Teilnehmerzahl können Sie den passenden Raum auswählen und vorbereiten. Dicht gedrängt aber auch zu weit auseinander sitzend fühlen sich die Anwesenden nicht sonderlich wohl im Meeting, was wiederum einen negativen Einfluss auf den Besprechungsablauf haben kann. Bei sommerlichen Temperaturen bietet sich die Nutzung einer vorhandenen Klimaanlage an. Die Konzentration lässt bei stickiger Luft bei allen Teilnehmern schnell nach.

Während der COVID-19-Pandemie sollten Sie ausserdem auf gute Belüftungsmöglichkeiten achten. Auch müssen die Abstands- und Hygieneregeln eingehalten werden. Buchen Sie also einen entsprechend grossen Raum für Ihr Meeting. Denken Sie zudem an ein Desinfektionsmittel, welches während dieser Zeit zur Verfügung stehen sollte.

3. Behalten Sie Ihren Terminplan im Auge

Besonders wenn Sie das Meeting moderieren und leiten gilt es, den eigenen Zeitplan nicht zu straff zu schnüren. Bedenken Sie, dass aus den Gesprächen heraus noch hier und da weitere Punkte diskutiert werden könnten. Es kann auch vorkommen, dass sich ein kleinerer Teilnehmerkreis im Nachhinein noch tiefergehend zu einem bestimmten Punkt austauschen möchte. Müssen Sie diese konstruktiven Entwicklungen dann aus Zeitdruck verlassen, kann das für alle Beteiligten störend wirken. Der aktuelle Terminplan kann dadurch schnell zum grossen Stressfaktor am Arbeitsplatz werden.  Planen Sie also ausreichend Puffer zwischen einzelnen Meetings ein, dann sind Sie auf der sicheren und entspannteren Seite.

4. Wohin soll die Reise gehen?

Wer kennt es nicht, bei einigen Besprechungsthemen kann es in einem Meeting schon mal hoch hergehen. Besonders in einem grossen Teilnehmerkreis wird der ein oder andere nicht eingeplante Themenpunkt eingeworfen. Wie bereits unter dem vorangegangenen Punkt beschrieben, kann es dann zu intensiveren Diskussionen kommen. Das ist bei einigen Themen tatsächlich hilfreich und wünschenswert, doch längst nicht immer.

Grundsätzlich gilt: Achten Sie darauf, dass das Meeting nicht gänzlich vom eigentlichen Thema abschweift. Machen Sie sich deshalb vor der Besprechung Gedanken zum Ziel der Veranstaltung und stellen Sie die Agenda noch einmal als Eyecatcher im Raum dar.

Merken Sie, dass sich die Gesprächsdynamik nicht zielführend entwickelt, lenken Sie als Moderator das Meeting wieder in die richtige Richtung und bieten Sie für andere Themenpunkte gerne einen separaten Termin an.

5. Regelmässige Meetings – muss das sein?

Beispielsweise zum Projektanfang, für das Onboarding neuer Mitarbeiter oder für den teaminternen Austausch gibt es zunächst viele Punkte zu diskutieren und besprechen. Gerade für regelmässige Meetings bietet es sich an, Terminserien anzulegen. Vergessen Sie jedoch nicht, diese Termine von Zeit zu Zeit zu reflektieren.

  • Sind die Meetings in diesen Zeitabständen überhaupt noch nötig? Manchmal ist es effizienter, die Termine ein wenig auszudünnen. Die vorhandene Meeting-Zeit kann dann immer noch mit den relevanten Themen gefüllt werden
  • Ist der Teilnehmerkreis in diesem Umfang weiterhin sinnvoll? Oftmals ist der ein oder andere Kollege lediglich in bestimmten Bereichen des Projekts involviert. Der Teilnehmerkreis kann daher unter Umständen aktualisiert werden

Sicherlich haben Sie nun erkannt, dass die Vorbereitung von Meetings nicht vernachlässigt werden sollte, wenn diese möglichst effizient verlaufen sollen. Eine gute Planung trägt ungemein zu einem klaren, definierten und lösungsorientierten Ablauf einer Besprechung bei. Das wiederum schafft weniger Stress und eine angenehmere Atmosphäre. 

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