Verbannen Sie e-Mail-Weiterleitungen aus Ihrem Unternehmen

Ganz los wurden Sie die Mail wohl noch nicht

Sollten Sie zu den wenigen Unternehmen gehören, welche der unkontrollierten e-Mail-Flut bereits Herr geworden sind, können Sie diesen Artikel getrost beiseite legen.

Kennen Sie das Phänomen als vielbeschäftigte, motivierte und engagierte Führungskraft auch? Ununterbrochen treffen auf unterschiedlichen Kanälen Nachrichten ein. Es wird gechattet, gemailt, geshared, gepostet, geliked was das Zeug hält. Und dies ist längst kein privates Phänomen mehr. Auch im Geschäftsalltag – zeitgemässe Kollaborationsplattformen vorausgesetzt – gehört dies seit geraumer Zeit dazu und ist eine Begleiterscheinung mit dem Einsatz solcher Tools.
Beispiele dazu:

  • Das Projektteam, welches für die Einführung des neuen ERP verantwortlich ist, richtet sich für die Kommunikation untereinander eine Whatsapp Gruppe zum Chatten und teilen von Informationen ein.
  • Das Projektteam, verantwortlich für die Ausarbeitung des Angebots für einen neuen Kunden tauscht sich intensiv über Slack oder Microsoft Teams aus. Die Chatfunktion dieser Tools ist – nebst verschiedenen anderen Funktionen – für den Geschäftsalltag äusserst praktisch und für alle Beteiligten schnell verstanden.

Ich bin sicher, Ihnen fallen rasch viele weitere Beispiele von heute in Ihrem Arbeitsalltag relevanten Kommunikationskanälen ein. Diese wollen bedient, heisst beantwortet, betreut werden.

Die Werkzeuge verleiten dazu, der Geschwindigkeit die inhaltliche Qualität zu opfern

Die Folgen davon sind ganz unterschiedlich. Zwei kurze Beispiele:

  • Mails werden kommentarlos weitergeleitet.
    Folge: die Aufgabe zur Interpretation, zum Verstehen, zum Interpretieren wird an den Empfänger weitergereicht.
  • Berichte, Mails, usw. sind unsorgfältig, nicht durchdacht, nicht adressatengerecht formuliert
    Folge: der Empfänger erhält die undankbare Aufgabe, versuchen zu verstehen, zu interpretieren, eigene Schlussfolgerungen aufgrund von unsorgfältigen Formulierungen zu ziehen.

Ich behaupte: die Qualität des Inhalts bleibt zu oft auf der Strecke. Nimmt sich jeder Autor eines Berichts, eines Change Requests, einer Statusmeldung oder einer simplen Mail die angemessene Zeit, den Inhalt adressatengerecht zu formulieren?

Adressatengerecht formulieren

Obwohl gute Rechtschreibung das Lesen zwar vereinfacht, ist es weniger wichtig als so gut wie möglich adressatengerecht zu formulieren. Als Autor beantworte ich folgende Fragen (Auswahl):

  • Wer ist der Leser der Botschaft?
  • Was weiss er über das Thema bereits?
  • Habe ich ihm früher bereits etwas zum Thema mitgeteilt?
  • Wo in der Organisation ist er angesiedelt?
  • Welche Aktionen erwünsche ich mir, die meine Nachricht beim Leser auslöst? Teile ich ihm das klar genug mit?
  • Welche Antworten – falls benötigt – erwarte ich vom Leser?

Es zeugt von Respekt gegenüber den Lesern, wenn Sie sich als Autor eines Textes, einer E-Mail, eines Projektberichts an den Anforderungen des Lesers orientieren. Selbst habe ich ja auch etwas zu gewinnen. Ich kann mit sorgfältig formulierten Texten viel besser meine Ziele durchsetzen und beim Leser die gewünschte Wirkung erzielen. Dafür empfiehlt sich, für eine ansprechende Formulierung etwas mehr Zeit als heute meist üblich zu nehmen.

 

Zum Optimum braucht es wenig

Als Autor eines Textes führe ich mir immer wieder vor Augen, welche Ziele ich damit erreichen will. Formuliere ich nicht adressatengerecht, schreibe ich eher unüberlegt und unstrukturiert, wird der Empfänger zum interpretieren verleitet. Die Folge davon sind Mutmassungen, Unsicherheiten und in der Konsequenz verschleppte Entscheide. Die Form des Change Requests, um ein Beispiel zu nennen, ist zweitrangig, soll aber den gemeinsam definierten Regeln entsprechen. Das bedeutet, es kann ein Text in einer Word Datei oder ein ausformulierter Epic als Jira Task sein – beides kann passen. Formuliere ich z.b. einen Change Requests so clever, dass der Entscheider sofort versteht, welchen Mehrwert, welchen Nutzen ihm daraus entsteht, erhalte ich womöglich die Freigabe viel rascher.

Ihr Takeaway

Mein Rat an Sie: beginnen Sie heute damit, Ihre Vorbildfunktion in Sachen adressatengerechter Formulierung wahrzunehmen. Folgende simplen Tipps – als Beispiele – für den Start gebe ich Ihnen mit auf den Weg:

  • Fragen Sie sich, ob für das Thema, an welchem Sie gerade arbeiten, eine E-Mail zur Kommunikation mit Beteiligten überhaupt der richtige Kanal ist
  • Kann ich von vornherein „Ping-pong-eMail“ bei meinem aktuellen Auftrag verhindern, wenn ich alle Notizen Konzeptschnipsel, sonstigen Inputs auf einer für alle beteiligten Plattform wie Atlassian Confluence, Microsoft Teams oder ähnlich bereitstelle? Dazu sogar eine kurze Zusammenfassung für die Leser formuliere?
  • auf welche der mehr als zehn Mails muss ich wirklich antworten? Falls ich antworten muss: bis wann hat das Zeit? Und entsprechend plane ich die dafür nötigen 15 Minuten Zeit ein.

Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit mir – ich freue mich

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